Les défis de la conservation des données

La tenue des dossiers est presque aussi vieille que l'existence humaine! De la peinture sur les murs des cavernes homme des cavernes et les anciens écriture sur papyrus ou sur leurs tombes, nous avons des registres détaillés de leur temps et de leur vie. Aujourd'hui, nous avons des méthodes plus sophistiquées de la tenue des dossiers qui impliquent généralement des ordinateurs et des dossiers numériques. Mais personne n'aurait pu jamais imaginé le volume, la densité et la complexité des dossiers de notre temps. Nos courriels sont verbeux et contiennent généralement des pièces jointes, nous pouvons même envoyer des photos en couleur, des vidéos, des présentations et des documents à l'autre bout du monde en un seul clic! Nos présentations, feuilles de calcul et documents sont plus grandes, plus colorée et comprennent beaucoup plus d'informations.

Une autre caractéristique importante de l'archivage électronique est le fait qu'ils n'ont pas d'existence physique au-delà de leur disque dur ou périphérique de stockage respectif, ce qui rend la conservation des données et l'accessibilité très difficile. Encore plus difficile est d'être capable de reproduire avec précision et rapidement ces données en cas de besoin. Que les données informatiques ne peuvent pas être gérés sans l'aide d'ordinateurs ou un ensemble de machines et de code, il est fortement dépendante de la version du logiciel, il a d'abord été établis ou conservés sur. Juste imaginer essayez d'ouvrir un MS Dos WordStar document sur un programme d'Apple iWork Macintosh!

Cela représente seulement un défi mineur à un niveau très faible. Imaginez les milliers et des milliers d'e-mails, documents, présentations, résumés financiers, etc bases de données que toute grande institution traverse sur une base quotidienne! Il existe des préoccupations majeures au sujet d'être en mesure de stocker, accéder et de lire ces données d'une manière opportune et rentable au fil du temps.
Les défis de la conservation des données ne s'arrête pas ici des sociétés, des ONG et des agences de services gouvernementaux et même du public. Il ya différentes règles et des lois (la loi Sarbanes-Oxley, les règles fédérales de procédure civile) qui prévoient des règles strictes sur le temps, la forme et la reproduction de données. Le FRCP oblige les entreprises à avoir une connaissance intime des données qu'ils stockent et combien de temps il leur faudrait pour accéder à ces données.

La plupart des entreprises ont été utilisés pour transférer des données sur bande et de les stocker dans des sites offshore, parfois même dupliquer ces bandes et de les stocker sur plusieurs sites en cas de catastrophe et la perte de données ou de dommages. Toutefois, les coûts et les ressources pour accéder aux données à partir de bandes de stockage sont presque prohibitifs. Ils ont utilisé pour être viable lorsque les données n'étaient pas aussi vastes et étendues sources et d'autres de stockage étaient beaucoup plus coûteux et encombrants. Au lieu de déplacer courriels, documents et autres documents professionnels sur bande, les entreprises peut être conseillé de stocker des données sur les systèmes de disques pour de plus longues périodes de temps. Disques et des systèmes de disques se prêtent à un accès plus facile et la reproduction. Couplé avec le bon logiciel d'archivage, systèmes de disque peuvent réduire la rétention de données des questions, la reproduction et de la gestion....