Tenue de registres électroniques, systèmes de facturation - Comment tirer le meilleur parti d'une conversion de données

Si vous avez l'intention de mettre en œuvre un nouveau record électronique ou système de facturation maintenant ou un peu de temps dans un avenir proche, vous pouvez être préoccupé ou intéressé dans le déplacement des données de votre cours (legacy) système dans votre nouveau système. Le but de cet article est de partager certaines des choses que nous avons apprises qui peuvent vous aider à éviter les pièges qui sont communs aux conversions de données. La plupart des problèmes de conversion de données connexes peuvent être évités avec connaissance de cause, avant la conversion de planification. Il ya aussi des questions qui, si elles répondu au début du processus, seront d'une grande aide dans l'ensemble du projet à mettre en œuvre le nouveau logiciel.

Les conversions de données de créer des problèmes de par leur nature de déplacer des éléments de données dans un format à une base de données qui utilise un format différent. Pensez à prendre le moteur d'un Buick et de l'installer dans une Oldsmobile. Il peut être fait, mais même si les voitures sont assez similaires dans la conception et sont utilisés pour les mêmes fonctions, c'est loin d'être un simple projet et certaines choses ne vont pas "convertir" bien.

Nous allons discuter de quelques-uns des problèmes potentiels.

Tout d'abord, la migration des données, ou le transfert des données d'un système à un autre, que ce soit dans une conversion de données en temps ou une interface de base de données en cours, doit commencer par un plan visant à maintenir l'intégrité des données. Le nouveau système a sans doute de meilleures règles d'intégrité des données qui y sont intégrées à l'ancien système que vous avez été employé pendant des années. Cela conduira à des problèmes de conversion comme le même numéro de sécurité sociale (SSN) qui sont autorisés dans l'ancien système, mais pas la nouvelle. Un nouveau système est seulement aussi bon que les données qui sont installées dans ses fichiers. Si les données de l'ancien système comporte des erreurs ou est inférieur précis (basé sur le contrôle ou modifier les caractéristiques du nouveau système comme ne permettant pas le même numéro de sécurité sociale), les données ne seront pas mieux quand il est déplacé dans le nouveau système. Il peut en effet, se détériorer. Souvent, les vendeurs qui vendent et installent des logiciels ne connaissez pas les bonnes questions à poser qui aideront leurs clients à identifier et résoudre les problèmes d'intégrité des données dans leur système existant. Il incombe donc à l'acheteur de comprendre et d'élaborer un plan pour résoudre les problèmes d'intégrité des données avant la conversion commence.

Une solution est de faire des corrections dans le système existant et de mettre toutes les données dans un niveau constant de l'exhaustivité et de l'exactitude, marquant ainsi le début avec le meilleur ensemble possible d'éléments de données. Cela signifie que la fixation de tous les problèmes de données connues qui existent dans le système existant. Un défi de cette approche consiste à identifier les problèmes de données. Cela se produit généralement quand quelqu'un dans le bureau a mis au point un moyen de contourner leurs problèmes plutôt que de les réparer, de sorte qu'ils ne seront pas nécessairement les considérer comme des problèmes. Cependant, le nouveau système n'aura pas la même facilité à gérer une «contourner» que l'ancien système. Un exemple est le SSN manque à discuter sous peu.

Un autre exemple est une situation dans laquelle les enregistrements supprimés ne sont pas réellement purgé de la base de données. Nous avons récemment converti un système de facturation qui était censé avoir 6.000 dossiers des clients. Quand nous avons signalé à l'agence d'utilité que le fichier de conversion effectivement eu 23.000 dossiers des clients, c'était une vraie surprise. Après une brève discussion ils ont réalisé la base de données n'a jamais été purgé de vieux dossiers des clients. Nous les avons encouragés à purger les enregistrements des clients anciens et les registres historiques connexes en se fondant sur une date de leur choix. Le coût de purge a été minime. Le résultat final est une base de données convertie avec 12.000 dossiers de clients au lieu de 6000. Cela a donné à l'organisation d'un excellent dossier converti avec lequel commencer à utiliser leur nouveau système. Le fichier contenait des informations sur les clients à leur insu auraient perdu si nous avions converti seulement les 6.000 «actifs» des comptes.

D'autres problèmes se produisent lorsque l'utilisateur ne parvient pas à communiquer les informations nécessaires à l'équipe de conversion. Foire cela se produit parce que l'information qui est évident pour l'utilisateur et donc de soi, n'est pas évidente pour un étranger. Un exemple pourrait être l'un des suivants: il n'ya pas de nom de la ville est entré parce que toutes les entrées de la base de données sont dans la même ville. Un autre exemple est la substitution d'un 999-99-9999 Numéro de sécurité sociale lorsque le SSN réelle est inconnue.

La solution est la planification avancée.

Comme Stephen R. Covey enseigne, il est important de «commencer par la fin à l'esprit". Pour une conversion de données, cela signifie pour identifier ce que vous attendez de la conversion et de documenter comment vous allez connaître vos attentes ont été satisfaites.

Équilibrer les transactions financières dans le nouveau système contre l'ancien système est une étape évidente et importante, mais n'est souvent pas bien planifié. Il ya souvent des équilibrer les différences résultant de la conversion (rappelez-vous que le moteur Buick entrer dans l'Oldsmobile) donc il faut les identifier et de décider comment ils seront résolus. Par exemple, un système qui ne contient pas de transactions pour pénalités de retard dans le fichier de l'histoire, mais ne comprennent ces taxes dans les soldes des comptes individuels, crée un cauchemar d'équilibrage pour l'équipe de conversion de données sans méfiance. Une solution consiste à décider à l'avance du temps que tous les frais de pénalité fin de l'ancien système seront regroupés dans une seule opération de rapprochement par client. Le processus consiste à déterminer ce que ce montant sera à chaque client et un total pour tous les comptes. Ensuite, déterminer et de documenter l'erreur résultante dans le fichier de l'histoire et comment elle sera traitée. Quand vient le temps d'équilibrer la conversion, cette information permettra d'économiser vos heures de travail de l'équipe de conversion inutile et augmenter considérablement la confiance dans l'exactitude de la conversion.

Quelques questions que vous pourriez obtenir des réponses à la préparation de votre chute conversion en une des deux catégories, et les données techniques.

Questions techniques:
Quelles sont les caractéristiques des anciens systèmes, y compris le numéro de version et la date?
Quel est le moteur de base de données?
Est-ce qu'un rapport soit produit avec des données pertinentes et enregistrées dans un fichier plutôt que sur papier?
Est le fournisseur héritage disponible pour aider avec l'extrait des données?
Y at-il plusieurs fichiers source et / ou bases de données?

Questions relatives aux données:
Combien de documents primaires sont dans l'ancien système? Il ya beaucoup de fichiers et dossiers nombreuses dans chaque fichier. Nous recherchons un type d'enregistrement commun comme "client". Le nombre de dossiers clients fournit une taille relative de la conversion parce que le nombre d'enregistrements dans la plupart, sinon la totalité, des autres types de dossiers sont en corrélation avec les dossiers des clients.
Y at-il des éléments de données que vous ne voulez pas converti?
Y at-il des dossiers que vous ne voulez pas converti?
Avez-vous un rapport statistique pour une utilisation dans la validation de la conversion? Statistiques pourrait inclure le nombre d'enregistrements par type de document, des informations d'équilibrage financier, et d'autres de votre choix.
Quelle est la ligne de temps prévu pour aller vivre?
Combien de temps pouvez-vous tenir des registres papier de données qui doivent être saisies dans le système d'enregistrement tandis que la conversion finale des données est terminé et validé?

Celles-ci représentent un échantillon des questions dont les réponses fournissent de bons renseignements pour préparer le terrain pour une conversion réussie.

D'autres questions et les exemples pourraient être cités, mais le point est clair. La planification et la collecte d'informations iront un long chemin pour se préparer à une conversion qui ira plus lisse et moins de temps.

Pour ceux qui sont préoccupés par la prise du temps supplémentaire pour ce travail de planification et de préparation, permettez-moi de faire des recherches de référence sur ce sujet il ya quelque temps. Cette étude a examiné le coût de faire un changement dans la conception d'un système informatique avant ou après le travail de programmation proprement dit a commencé. Les résultats de l'étude a clairement démontré que lorsqu'une modification est apportée à la conception après la programmation a commencé, le coût sera plusieurs fois plus élevé que pour les modifications apportées lors de la phase de conception et avant la programmation commence. De même, le travail de conception pour les conversions vont résoudre les problèmes, à une fraction du coût de la recherche et la résolution des problèmes lors de la conversion elle-même.

Planifier, préparer et connaître la fin avant de commencer, définir les attentes et envisager l'externalisation votre projet de conversion de données.

KW Norris...